Evacuations sanitaires dans le Système des Nations Unies

                                 Termes de références

I- INTRODUCTION

L’évacuation sanitaire est une procédure administrativo-médicale d’intérêt général reconnu par les Nations Unies depuis de nombreuses années.
Son objectif principal est de permettre aux fonctionnaires et à leurs dépendants l’accès à des soins de santé non disponibles localement en vue d’une récupération totale de la santé.
Toute évacuation sanitaire urgente ou différée, requiert un certain nombre de formalités nécessaires sa mise en route son suivi.

Depuis l’année 2002, sont apparues de nouvelles opportunités telles le recours aux services d’organisations spécialisées dans les évacuations sanitaires. SOS INTERNATIONAL est l’organisation identifiée par un certain nombre d’organisations onusiennes (UNOPS, PNUD, FNUAP, UNICEF, Banque Mondiale, etc.…) et avec laquelle elles ont établit un partenariat.
On peut également citer CAMEROUN ASSISTANCE, organisation basée à Douala/CAMEROUN avec laquelle le Dispensaire des Nations Unies a eu également à jeter les bases d’un partenariat fructueux. Une évacuation sanitaire a pu ainsi être réalisée avec succès en juin 2002 sur le trajet Bangui/ Douala.

Si la solution CAMEROUN ASSISTANCE est avantageuse du fait de la proximité géographique du CAMEROUN et de la RCA permettant une mise à disposition rapide de l’avion médicalisé au niveau de Bangui, et une desserte aisée lorsque le pays d’évacuation est situé en Afrique ; le recours à SOS INTERNATIONAL doit être privilégié en première intention car reconnu par les règles administratives qui régissent les procédures d’EVASAN dans le Système des Nations Unies. .

Il est évident que le bénéfice issu de la mise à disposition de telles procédures pour un pays aussi enclavé que la RCA est inestimable, surtout avec les difficultés de desserte aérienne que connaît le pays depuis quelques années.

II - PROCEDURES

A/

Trois(3) niveaux sont impliqués dans la mise en oeuvre d’une procédure d’évacuation sanitaire :

1/ l’organisation locale à laquelle appartient le patient.

2/ la Division des Services Médicaux, variable selon l’organisation à laquelle appartient le bénéficiaire de l’EVASAN

- New-York ( Dr Amin Salama) pour la plupart du personnel : nationaux et internationaux en fixed term ou en contrat permanent (PNUD /UNICEF/ Nationaux du PAM/ FNUAP/ BONUCA)
- Genève ( Dr H. Celton) pour les VNU mais aussi le personnel de l’OMS et du BIT, du HCR (Dr Baduraux)
- Washington (Ellen Odonue) pour la Banque Mondiale
- Rome (Joseph Mpille) pour la FAO

3 /la structure Médicale identifiée pour recevoir le patient.

Au niveau local , les services impliqués dans la préparation et la mise en oeuvre de la procédure sont les suivantes :

· le Dispensaire des Nations Unies (le Médecin UN)

· L’Administration avec

i. le Représentant Résident ou son adjoint
ii. le Service des Ressources Humaines
iii. l’Unité de Service à la Clientèle (USC) par le biais du responsable de la Logistique
iv. le Service des Finances

B /

AVANT L’EVACUATION

1- Poser l’indication de l’évacuation sanitaire ou confirmer l’indication si celle-ci a été posée par un autre confrère.

2- Informer le patient afin qu’il puisse prendre les dispositions qui s’imposent. Vérifier si les vaccinations requises dans le pays d’accueil sont en cours de validité sinon, les mettre à jour.

3- Vérifier la nécessité d’un visa ou d’autres dispositions particulières à mettre en oeuvre (climat du pays d’accueil, etc..)

4- Constituer un dossier médical complet comprenant les données de l’examen du malade, les résultats des explorations médicales déjà réalisées, les rapports du ou des médecin(s) spécialistes concernés(s) par le type de maladie en cause. Consigner le tout dans le formulaire ANNEX III destiné au Directeur du Service Médical.

5- Solliciter un avis médical si nécessaire auprès d’un autre confrère, basé localement ou résidant à l’étranger pour avoir un panel d’arguments plus vaste afin d’appuyer l’indication de l’évacuation sanitaire.

6- Contacter le Médecin conseil de la Compagnie aérienne impliquée dans le convoyage du patient pour l’expertise et la délivrance de l’autorisation de transport aérien.

7- contacter avec un établissement hospitalier identifié dans le pays d’accueil en vue de :

- La transmission du dossier du patient.
- la vérification du plateau technique et de la disponibilité des soins attendus dans l’établissement en question.
- la cotation des soins identifiés.
- la confirmation écrite du rendez-vous (fax / courrier électronique ou courrier rapide).
- la préparation du type d’accueil à mettre en place (ambulance médicalisée ? …)

8- adresser à la Division des Services Médicaux ( New-York, Genève, …) un mémorandum

demandant l’autorisation d’évacuation médicale, accompagné des pages 1 et 2 du formulaire ANNEX III des Nations Unies, de la confirmation du rendez-vous et de la cotation des soins sollicitées auprès de l’Hôpital hôte.

9- informer par un mémo urgent le RR et le RR/O de l’accord de la Division des Services Médicaux, en vue de la mise en route des procédures administratives, financières et logistiques indispensables à la mise en œuvre de l’évacuation.
Ce mémo devra préciser : le nom du bénéficiaire, le lieu de l’évacuation, la date souhaitée pour le départ, la nécessité ou non d’un médecin accompagnateur qui aura été identifié et approché au préalable par le Médecin UN ou d’un membre de la famille pour les jeunes enfants de moins de huit ans ou les malades non autonomes, la durée prévisible du séjour dans le pays de l’évacuation, la cotation des soins.
Le mieux est de produire au plus tôt le document fourni par l’Hôpital d’accueil sur la base des informations transmises par le Médecin UN.

10- veiller à la mise en condition du patient en vue de l’évacuation : mise en route d’un traitement éventuel, hospitalisation si nécessaire avec suivi médical au plus près, consignation de nouvelles données médicales sur l’observation du patient, organiser des consultations conjointes avec le médecin accompagnateur identifié, préparation d’une trousse médicale dont le contenu doit être adapté au cas par cas en vue des soins à donner au patient au cours du vol si celui ci est accompagné par un médecin.

11- réserver une ambulance pour le transfert du patient de la maison ou de l’hôpital à l’aéroport si son état de santé ne lui permet pas d’être transporté par un véhicule ordinaire. Pour cela, contacter le Bataillon des Sapeurs Pompiers de Bangui dont les prestations en matière de transport de malades sont d’une grande qualité ou le Directeur de l’Hôpital Communautaire de Bangui.

12- assister le patient jusqu’à sa prise en charge complète par le médecin accompagnateur.

13- Prendre les dispositions supplémentaires suivantes en cas d‘évacuation par avion

médicalisé(SOS INTERNATIONAL ou autre), en vue de:
- informer le RR pour la prise de contact avec le responsable de l’organisation SOS à qui il faudra préciser le nom du patient, ses coordonnées téléphoniques ainsi que celles de toutes les personnes ressources au niveau de la duty station, la destination souhaitée, etc.…
- entrer en contact directement avec e responsable de SOS INTERNATIONAL et le médecin en charge de l’organisation de l’assistance médicale au cours du vol afin de préciser l’état du patient, le traitement en cours, le type d’assistance médicale souhaitée, …
- se rapprocher du FSO ou de l’administration pour demander aux autorités compétentes (ASECNA, Sécurité Présidentielle, etc..) l’autorisation d’atterrissage en veillant à leur communiquer tous les renseignements nécessaires à l’établissement de cette autorisation (raison du vol, plan de vol, immatriculation de l’avion …)

- assister l’organisation locale dans la réalisation des autres formalités
- en d’autres termes, être le point focal de cette procédure.

N.B. : Dans tous les cas, le temps nécessaire à la réalisation de cette étape doit être le plus court possible et peut être faite en moins 24/48 heures.
Il faut cependant tenir compte des facteurs de contretemps suivants :

- insuffisance des disponibilités du trafic aérien pour la RCA
- temps de réponse de la Division des Services Médicaux pour ce qui est des évacuations non urgentes
- formalités complémentaires éventuelles telles la demande d’un visa, la confection ou la prolongation de la validité du passeport du patient ou de l’accompagnateur, etc.…

DURANT L’ABSENCE DU MALADE

Le Médecin des Nations Unies devra veiller à :

- Prendre régulièrement des nouvelles du patient par tous les moyens disponibles (téléphone, fax, mail …) auprès des autorités médicales en charge du patient dans le pays hôte ;
- donner régulièrement des nouvelles du patient à la Division des Services Médicaux, au management local et à la famille du patient restée au pays.
- solliciter un rapport médical préliminaire si la durée de la prise en charge doit à priori dépasser la durée de la DSA autorisée initialement . Le transmettre au Siège.
- veiller à récupérer le rapport du Médecin accompagnateur dès son retour et l’adresser à l’administration pour le reste des formalités administrativo-financières (paiement du reliquat des frais de mission sur la base de présentation des documents de voyage).

APRES LE RETOUR DU PATIENT A LA DUTY STATION

1/ En ce qui concerne le patient, il est impératif d’initier une consultation dans les 48 heures quoi

suivent le retour du patient au pays, soit au Dispensaire des Nations Unies, soit à domicile si l’état du patient ne lui permet pas de se déplacer afin de :
- l’examiner complètement en vue de l’appréciation du bénéfice réel et immédiat de l’évacuation sanitaire et établir les bases du suivi médical ultérieur
- prendre connaissance du traitement institué et veiller à son application (renouvellement d’ordonnances, organisation de RDV spécialisés par exemple suivi ou démarrage d’un programme de rééducation, valider la durée de l’arrêt de travail prescrit, etc.

2/ En direction de la Division des Services Médicaux, il faut impérativement et dans les plus brefs délais :

- Transmettre les formulaires 1&2 de l’ANNEX III dûment remplis par le Médecin responsable du patient au cours de son évacuation ainsi que tout autre document jugé important par le Médecin des Nations Unies ;
- faire un courrier précisant la date d’autorisation de l’évacuation sanitaire, la date effective de départ, la date de retour à la duty station, la destination effective de l’évacuation, rappeler le nombre de jours de DSA initialement accordé et le nombre total de jours effectivement passés hors du pays, un avis sur le bénéfice médical de l’évacuation, les données de l’examen clinique au retour, les consignes médicales de retour, etc.…

3/ En direction de l’administration locale et en particulier du RR et du RR/O, il faut :

- rédiger un mémo pour informer du retour effectif du patient et des consignes médicales pouvant avoir un impact sur la bonne marche du travail (arrêt de travail, nécessité de la modification des conditions de travail …) ;
- dès que disponible, leur adresser la réponse de la Division des Services Médicaux fixant la durée totale de jours autorisés pour la dite évacuation. C’est sur la base de ce document que pourra être calculé le reliquat de DSA à
Payer au patient.

4/ En direction de l’Hôpital d’accueil, il faut :

- adresser un courrier de remerciement qui confirmera par ailleurs le retour du patient au pays ;
- faire des propositions en ce qui concerne le rythme et les conditions de suivi ultérieur du patient ;
- orienter et appuyer la mise à disposition de la facture définitive des soins en vue de son règlement par les services compétents en temps opportun.

C/

1/ Le RR et le RR/O

- Ils supervisent et coordonnent les actions à mener par les différents services impliqués dans la mise en oeuvre de la procédure d’évacuation.
- la République Centrafricaine fait partie des pays pour lesquels le RR est habilité à autoriser une procédure d’évacuation sanitaire lorsque l’urgence l’y oblige. Dans ces cas là, les règles exigent que le RR fasse parvenir dès que possible à la Division des Services Médicaux le fond de dossier afin de justifier la décision prise.

2/ Le Service des Ressources Humaines

Il intervient pour :

- établir les documents nécessaires au voyage, tant pour le patient que pour l’accompagnateur (TA, mise à disposition du Formulaire F10, vérification des passeports, etc.…)
- Informer le Siège par le biais de la page 3 du formulaire ANNEX III ;
- informer l’agence sœur dans le pays d’accueil en vue d’une prise en charge maximalisée du patient lors de son séjour en terre étrangère.

3/ L’USC/(PNUD)

Cette unité intervient dans le cadre des actions suivantes :
- Appui éventuel à la confection ou à la prorogation de(s) passeport(s) ;
- réservation des places (unique ou multiples si accompagnateurs, civière, routing, etc.…) et récupération des billets d’avion ;
- obtention des visas
- accompagnement du patient à l’aéroport, formalités de voyage, etc.….

4/ Le Service des Finances

- S’occupe du calcul et du paiement des DSA, tant pour l’accompagnateur s’il y en a un que pour le patient. A noter que pour le paiement du reliquat des 10% au retour du patient, celui ci subordonné à la réponse finale de la Division des Services Médicaux le nombre total de jours de DSA autorisé. Ce document est le plus transmis aux finances par le Médecin UN puisqu’il s’agit de la réponse du siège au rapport final d’évacuation médical qu’il lui adressé au retour du patient.
- est en charge du règlement des billets d’avion

III- LES RESPONSABILITES

A/ Responsabilités du Médecin des Nations Unies

1/ Connaître les différentes étapes de la procédure d’évacuation.

2/ Etablir et mettre à jour un roster des établissements hospitaliers situés à l’étranger
(CAMEROUN, COTE d’IVOIRE, EUROPE, …) susceptibles d’accueillir des malades bénéficiaires d’une évacuation sanitaire.

3/ Etablir des contacts personnels avec le personnel médical de ces institutions afin d’assurer un suivi de qualité de ces patients.

4/ Négocier avec ces institutions et chaque fois que possible des conditions de facilité d’admission et/ou de prise en charge au bénéfice des patients du SNU.

5/ Savoir constituer rapidement un dossier médical de qualité à destination de la Division des Services Médicaux mais aussi pour les rendez-vous auprès des institutions d’accueil du malade.

6/ Informer en temps opportun la Division des Services Médicaux de New-York pour une prise de décision rapide.

7/ Informer en temps opportun l’administration de l’agence à laquelle appartient le patient par le biais du Chargé d’Administration en vue de la mise en oeuvre des procédures financières, administratives et logistiques relatives à l’évacuation (préparation et mise à disposition des DSA, réservation et achat des titres de transport, recherche de visas, information des autorités de l’agence dans le pays d’évacuation, etc.…).

8/ Informer le patient sur l’objectif de l’évacuation, la durée prévisible du séjour, les conditions du séjour en hospitalier, les coordonnées de l’hôpital, la nécessité d’établir des contacts personnels avec des parents ou amis installés dans le pays où a été décidée l’évacuation, ses obligations par rapport à l’organisation et par rapport à l’hôpital hôte,…), tout en tenant compte de ses éventuelles appréhensions ou craintes. Lui rappeler qu’il a des obligations administratives à remplir au retour de l’évacuation (remplissage du F10, mise à disposition des titres de transport utilisés, formalités relatives au remboursement des soins par le Plan d’Assurance Médicale, etc.…)

9/ Vérifier la validité des vaccins obligatoires pour ce voyage.

10/ Confier au patient s’il voyage seul un courrier à remettre au médecin s’occupera de lui et surtout les formulaires 1&2 de l’ANNEXE III qu’il devra remplir et remettre au patient pour le Médecin des Nations Unies à l’issue des soins.

11/ Confirmer à l’hôpital hôte par téléphone/ Fax / Mail la date et l’heure d’arrivée exacte du patient.

12/ Si évacuation sur civière :

Ø Faire établir par le Médecin Conseil de la Compagnie Aérienne (Clinique CHOUAIB pour Air Afrique, Médecin du Centre Médico-Chirurgical de la Coopération française pour Air France, etc..) Un certificat autorisant le voyage par avion du patient et le caractère non contagieux de la pathologie en cause de l’évacuation sanitaire ;

Ø veiller à organiser le convoyage (location d’ambulance, …) et l’installation du malade et de son accompagnateur dans l’avion.

13/ Veiller à mettre en place un protocole de traitement adapté pour les besoins du voyage et/ou à prévoir les médicaments et autres consommables médicaux dont pourrait avoir besoin le patient au cours du vol.

14/ Durant la période du séjour du patient à l’hôpital

Ø veiller à prendre régulièrement des nouvelles du patient auprès des autorités de l’hôpital et du patient lui même.

Ø informer régulièrement la Division des Services Médicaux de l’évolution de la maladie et des soins . Pour cela, exiger un rapport médical préliminaire dès le 7ème jour.

15/ Informer l’administration et la famille de la date de retour du patient pour accueil.

16/ Après le retour au pays, les principales actions à prendre sont les suivantes :

Ø initier une consultation du malade dans les 48 heures afin d’apprécier le bénéfice immédiat de l’évacuation et établir un rapport médical ;

Ø adresser dans les plus brefs délais à la Division des Services Médicaux les formulaires 1&2 de l’ANNEX III dûment remplis par le Médecin responsable du patient au cours de son évacuation et tout autre document jugé important par le Médecin des Nations Unies ;

Ø faire le point sur la date de départ, la date de retour au pays, la destination de l’évacuation, un avis sur le bénéfice de l’évacuation, les données de l’examen clinique au retour, les consignes médicales de retour, etc.… ;

Ø informer l’administration à laquelle appartient le patient de son retour effectif et des consignes médicales éventuelles (arrêt de travail, nécessité de la modification des conditions de travail, …).

B/ Responsabilités de l’Administration.

Le rôle des différents organes de l’administration peut être résumé en une phrase : c’est la facilitation et l’appui à la mise en oeuvre de la procédure d’évacuation sanitaire, une fois que prescrite par le Médecin UN , et ce, dans le strict respect des règles administratives en vigueur dans chaque organisation